Teknolojinin çok hızlı geliştiği günümüzde kurumlar, bilgiye zamanında ulaşmak ve doğru kararlar verebilmek için Dijital Arşiv Yönetim Sistemine ihtiyaç duymaktadırlar. Dokümanların ve bilgilerin yıllarca saklanmasındaki yasal zorunluluklarla birlikte, bu evrak ve bilgilere erişilmesi ve evrağın kurum içerisindeki dolaşımı göz önünde bulundurulduğunda, kağıda dayalı dosyalama çözümü yeterli olmamaktadır. Bu sistem ile kurumlar müşterilerine iyi hizmet verebilir, iletişimlerini güçlendirerek gerçek bir rekabet ortamı sağlayabilirler. Innosa Dijital Arşiv Yönetim Sistemi, kurum evraklarının uzun yıllar dijital ortamda güvenilir bir şekilde saklanmasında, istenilen evrağa veya bilgiye hızlı bir şekilde ulaşımında kurumun en büyük yardımcısı olacaktır.
Temel Özellikler
• Tüm belgelere elektronik ortamda ulaşılabilir. Böylece zaman ve iş gücünden tasarruf sağlanır.
• Belgelerin yıpranmasını önlenebilir: Dijital Arşiv Sistemi sayesinde hukuki zorunluluklar dışında belgelerin aslının kullanılmasına gerek kalmaz ve belgelerin yıpranması engellenmiş olur.
• Zaman Tasarruf Sağlanabilir: Hızlı Belge Arama sistemi sayesinde İş gücü kaybının önüne geçer ve verimliliği arttırır.
• Kurum Maliyetlerini düşürebilir: Fotokopi, kağıt, kartuj ve benzeri masrafları minimuma indirir. Arşiv belgelerinin eş zamanlı çoklu kullanımı.
• Eş Zamanlı kullanımYapılabilir: Dijital Arşiv Sistemi, Kullanıcıların Eş zamanlı olarak Belgelere kaliteli, hızlı ve kesintisiz erişimini sağlar.
• Belgelerin Kaybolması Engellenebilir: Dijital Arşiv Sistemine kayıt edilmiş belgelerin kaybolma riski azalır.
• Yetkiye Dayalı Erişim gerçekleştirilebilir Dijital Arşiv Sistemi Belgeler Üzerinde Yetkilendirme olasılığı sağlar. Bu Sayede belli belgelere sadece yetkilendirilmiş kişiler ulaşabilir.
• Kullanıcı İşlem Bilgileri: Dijital Arşiv Sistemi Hangi Kullanıcının, hangi belgeleri incelediğinin detaylı bilgisini tutar ve kayıt altına alır. Bu sayede bilgi sızmalarının önüne geçilmiş olur.
• Fiziki Arşivde Yer Hesab yapılabilir Fiziki Arşiv anımlamaları sayesinde, Fiziki Arşivlerinizde ne kadar yerinizin kaldığının bilgisini verir.
• Mobil Uygulama ile Erişebilir: Mobil Uygulaması sayesinde yer ve zaman fark etmeksizin veriye her yerden erişim sağlanabilmektedir.